Přesun kanceláře začíná dávno předtím, než přijede stěhovací vůz. Rozhodující je příprava jednotlivých kusů nábytku, protože pracovní stoly a židle patří k nejzranitelnějším předmětům v celé kanceláři. Desky se poškrábou, nohy se ulomí, kolečka u židlí se utrhnou. Každý kus proto potřebuje vlastní postup, ne univerzální obalení bublinkovou fólií. Než začnete cokoli balit, projděte si rozvržení nových prostor a rozhodněte, co se vejde a co ne. Často se vyplatí část nábytku prodat nebo darovat, místo abyste ho složitě převáželi. Přesný plán ušetří hodiny práce i peníze za přepravu.

U pracovních stolů demontujte vše, co jde: desku od podnože, zásuvkové kontejnery, police, kabely. Šrouby a drobné díly vložte do sáčku a přilepte ho páskou přímo k příslušnému dílu, jinak se při vykládce změní v hromadu neidentifikovatelného kovu. Hrany desek obalte kartonem a zpevněte strečovou fólií, rohy podložte pěnovým materiálem. Skleněné desky nikdy nepřepravujte naplocho bez podpěry, mohou prasknout vlastní vahou. Pokud si nejste jistí, jak s jednotlivými typy nábytku naložit, pomůže vám přehledný návod, co dělat s kancelářským nábytkem při stěhování, který pokrývá i méně obvyklé konfigurace.

Židle vyžadují jiný přístup než stoly. Plynové vzpěry a otočné mechanismy snášejí otřesy špatně, proto je lepší je demontovat a převézt zvlášť. Kolečka vyšroubujte nebo zajistěte páskou, aby se během jízdy neulomila. Opěráky a sedáky obalte měkkým materiálem a zajistěte proti posunu. Židle nikdy nestavte na sebe ve vysokých komínech, spodní kusy nevydrží tlak a prasknou. Do nákladního prostoru je umístěte tak, aby se nemohly převrhnout, ideálně mezi těžké předměty nebo k pevné stěně.

Posledním krokem je evidence. Vyfoťte si každý kus před zabalením i po něm, ať máte doklad o stavu pro případ pojistné události. Popište krabice i samotný nábytek štítkem s cílovou místností, jinak budete v nové kanceláři hledat židle v zasedačce a stoly ve skladu. Na místě pak nábytek nejdřív zkontrolujte, teprve potom smontujte. Poškození zjistíte snáz, dokud je vše čerstvě vybalené a máte po ruce originální obaly.